La communication n'est pas binaire - dire ou ne pas dire - mais nécessite une compréhension de la manière dont l'information est reçue et du moment où elle est reçue. La compréhension et l'identification d'une communication efficace peuvent faire la différence entre le succès et l'échec à de multiples niveaux. Un examen approfondi des facteurs qui influencent la manière dont les gens reçoivent l'information est une étape importante pour s'assurer que la bonne information est délivrée à un moment où elle peut être utilisée. Voici quelques-uns des plus grands mythes en matière de communication que je m'efforce d'éliminer dans les organisations, ainsi qu'une base pour l'élaboration d'un plan de communication efficace.
1. MYTHE - Communiquer, c'est tout dire
Si j'avais un dollar pour chaque organisation qui me dit qu'elle ne peut pas communiquer une information parce qu'elle est secrète, je serais millionnaire. En fait, la plupart des organisations qui entendent dire qu'elles devraient communiquer davantage me font immédiatement taire pour cette raison.
Au lieu de considérer la communication comme un jeu de tout ou rien, commencez à réfléchir aux comportements qui doivent être modifiés. Souvent, nous essayons de partager des détails privés pour provoquer un changement, mais ces détails sont minimes dans la communication proprement dite. Prenez le temps de comprendre les résultats spécifiques que vous souhaitez obtenir et concentrez-vous sur la communication de ces éléments à grande échelle. Souvent, les informations privées ne sont pas nécessaires pour garantir l'action.
2. MYTHE - On ne peut le dire qu'une fois
Encore une fois, je rencontre souvent des organisations qui me disent que l'information a été communiquée lors d'une réunion, déposée dans le canal d'une équipe ou envoyée par courrier électronique. Cependant, lorsque nous creusons un peu, nous constatons que le message n'a pas été largement diffusé.
Prenez plutôt le temps d'identifier les personnes qui reçoivent ces informations et la manière dont elles les ont reçues, et envisagez d'élargir ces canaux. Lorsque vous essayez d'atteindre un grand nombre de personnes, il est souvent nécessaire d'envoyer des messages répétés par le biais de différents canaux pour atteindre votre objectif.
3. MYTHE - L'information fournie est exploitable à ce moment-là
Ce n'est pas une mince affaire. Quiconque dit quelque chose comme "On vous l'a dit lors de l'intégration" ou "Votre manager ne vous a-t-il pas dit que cela se produirait" a raté la cible. Les informations fournies aux autres ne sont pas égales. Le temps et le contexte comptent.
Il faut plutôt comprendre que les messages sont en concurrence avec un large éventail d'autres informations. Les gens ont souvent du mal à classer les messages par ordre de priorité, et ils vont rapidement déprioriser les messages qui ne s'appliquent pas à eux à ce moment-là. Veillez à ce que les messages soient clairs et adaptés au contexte de la situation, ou qu'ils soient disponibles pour examen lorsque le destinataire peut les accepter et les traiter à un stade ultérieur.
À quoi ressemble une communication efficace ? Quelques éléments peuvent facilement être mis en place pour rendre votre communication plus efficace et votre équipe plus efficace également.
1. Partager l'information, souvent et avec la possibilité d'un retour d'information
N'oubliez pas que cela ne signifie pas que vous devez tout partager. Concentrez-vous plutôt sur l'échange d'idées générales sur ce qui se passe. Indiquez clairement quand vous fournissez des informations ou quand vous demandez un retour d'information. Surtout, dites aux gens ce que vous attendez d'eux dans l'interaction, afin qu'ils aient la possibilité de participer à la réussite du message.
2. Soyez honnête dans vos communications
Parfois, la réponse est que vous n'en avez pas, ce qui est tout à fait acceptable lorsque la communication est ouverte et honnête. Un appel à l'action clair est efficace, mais parfois il suffit que les gens sachent ce qui se passe dans leur espace de travail. Cela ne signifie pas qu'il faille partager des détails personnels ou des préoccupations, mais plutôt se concentrer sur ce que les gens doivent savoir, et les laisser réagir à la situation avec des connaissances qui peuvent les aider.
3. Réagir en cas de manque de communication
Certains employés s'inquiètent-ils de ce qui se passe en coulisses ? Peut-être les gens sont-ils préoccupés par des changements au sein de l'organisation. Quelle que soit la raison, rappelez-vous qu'un manque de communication n'apaise pas ces inquiétudes, mais alimente au contraire la paranoïa. La communication ne s'arrête pas simplement parce que les dirigeants ne parlent pas, mais elle est remplie d'informations manquantes et d'agitation. Prenez le temps d'écouter et de répondre avec des détails qui peuvent aider les personnes dans leur travail.
Une communication efficace permet non seulement d'obtenir de meilleurs résultats pour les employés, mais aussi d'instaurer la confiance. Lorsque les gens font partie de la conversation, même si elle est soigneusement préparée, ils sentent qu'ils peuvent agir. Une communication efficace signifie que davantage de personnes assument la charge et contribuent à la réalisation de vos objectifs. Prenez le temps d'investir dans votre équipe avec des connaissances. Élaborez un plan de communication qui leur permette de travailler avec vous, et non pas contre les résultats que vous prévoyez pour eux.
