Interpréter les besoins de l'entreprise
L'entreprise manufacturière était confrontée à plusieurs défis dans le cadre de son processus de gestion des contrats. Les contrats étaient stockés sur les OneDrives de chaque employé, ce qui entraînait un manque de centralisation du stockage, de l'historique des versions et de la conformité aux normes internes. L'entreprise avait besoin d'un système critique, mais elle disposait d'un budget limité et n'avait pas de développeurs en interne. La décision de construire plutôt que d'acheter a été influencée par les coûts élevés et le manque de flexibilité des outils pré-construits.
L'approche intermédiaire
Microsoft 365 offre une solution intermédiaire dans le débat classique entre l'achat et la construction. En configurant des plateformes prêtes à l'emploi, les entreprises peuvent rapidement fournir des fonctionnalités à une fraction du coût. Pour ce projet, une équipe composée d'un développeur, d'un chef de projet et d'un architecte de solutions a construit le système CLM en deux mois et 275 heures, pour un coût légèrement inférieur à 30 000 dollars. Cette approche a permis d'obtenir un retour sur investissement élevé par rapport aux solutions personnalisées ou préfabriquées.
Fonctionnalité attendue
Le système CLM devait gérer les contrats de 21 départements répartis dans plusieurs pays. Les principales exigences étaient les suivantes
Création de contrats: Répondre aux demandes de contrats émanant d'utilisateurs non juristes et fournir des modèles prédéfinis.
Collaboration: Faciliter la communication entre les pairs, les conseillers juridiques internes et les contreparties externes.
Progression basée sur le rôle: Permettre à des postes spécifiques de faire progresser ou reculer l'état des contrats.
Référentiel central: Stockage des contrats actifs et archivés avec notification des dates importantes.
Conception technique
La conception technique s'est concentrée sur un référentiel de contrats centralisé afin de standardiser la collecte de données et de minimiser le nombre de flux de travail Power Automate. L'architecture comprenait des flux minimaux dans les sites des départements et détaillait la manière dont les contrats se déplaçaient entre le centre de contrats et les sites des départements enfants. Des outils tels que Syntex et Adobe Sign ont été intégrés de manière transparente pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Construction de la solution
La solution a été élaborée à l'aide de plusieurs outils Microsoft 365 :
SharePoint: Utilisé pour le stockage des contrats, avec des vues et des formulaires personnalisés pour différents niveaux de complexité.
Power Automate: A joué le rôle de tissu conjonctif, en automatisant les flux de travail et les notifications.
Syntex: Extrait les métadonnées des documents, améliorant ainsi le processus opérationnel en réduisant la saisie manuelle des données.
Adobe Sign: Facilite le processus de signature, s'intègre à SharePoint et à Power Automate pour rationaliser l'approbation des contrats.
Collaboration et communication
Le client a réparti les utilisateurs dans des canaux Teams pour protéger les contrats sensibles et a utilisé Word Online pour la collaboration sur des documents spécifiques. Power Automate a réduit l'empreinte des flux de travail en les abstrayant pour qu'ils soient utilisables par tous les services. Cette approche a permis de maintenir la cohérence et de réduire les coûts de mise à jour.
Gestion du changement
L'introduction d'un système CLM auprès d'utilisateurs ayant des niveaux d'expérience variés a nécessité une solide gestion du changement. La documentation est apparue tôt et souvent dans Teams et SharePoint, et des guides dynamiques ont été créés pour aider les utilisateurs à naviguer dans le processus. Cela a permis de s'assurer que les utilisateurs, des stagiaires aux experts juridiques, pouvaient utiliser efficacement le système.
La valeur de Microsoft 365
Microsoft 365 offre plusieurs avantages pour la création d'applications métier :
Familiarité: Les utilisateurs sont déjà familiarisés avec les outils Microsoft, ce qui réduit la courbe d'apprentissage.
Cloud-First: Permet l'accès à partir de plusieurs appareils et lieux.
Travail d'équipe: Facilite la communication et la collaboration.
Intégration: Connecte de manière transparente différents outils, réduisant ainsi les frais généraux.
Personnalisation: Permet d'adapter la marque et la personnalisation aux besoins de l'entreprise.
Conclusion
La création d'une application métier avec Microsoft 365 offre une solution rentable, flexible et puissante pour la gestion des processus métier critiques. En tirant parti d'outils tels que SharePoint, Power Automate et Syntex, les organisations peuvent créer des systèmes robustes qui améliorent la productivité et rationalisent les opérations. Laissez Improving aider votre organisation à tirer parti de Microsoft 365 en nous contactant dès aujourd'hui !
