Cada vez que se toma una decisión y se evalúan sus consecuencias, se genera información. Los datos de los clientes se generan a través de las interacciones, se celebran reuniones de ventas y se reciben pedidos, se entregan los proyectos para su entrega, llegan las órdenes de cambio, se ajustan los planes, y en cada paso se recopila información. Una parte puede anotarse en notas de reuniones y otra en el historial de cuentas y los libros de contabilidad. Las iniciativas internas pueden generar artefactos y archivos almacenados en una red. Los nuevos proyectos pueden ampliar competencias y aportar ideas sobre cómo mejorar enfoques o experimentos que es mejor no repetir. Constantemente se adquieren y almacenan datos en distintos repositorios.
Bien utilizados, estos datos pueden dar lugar a nuevas oportunidades de servir a los clientes y ampliar la oferta. Sin embargo, no basta con capturar estos datos. Para ser útil, la información debe poder encontrarse, recuperarse y convertirse en inteligencia empresarial procesable. Para ello, hay que transformarla desde su estado bruto. Este paso debe abordarse conscientemente, con la información identificada, evaluada y almacenada para que no desaparezca si lo hacen los proyectos y las personas asociadas. Debe ser accesible, pertinente y, quizá lo más importante, precisa.
Afortunadamente, hay varias herramientas que pueden ayudar. Herramientas especializadas, como el software de gestión de relaciones con los clientes, para seguir las interacciones con los clientes, y las suites de planificación de recursos empresariales, para seguir los procesos empresariales. También hay herramientas generales de gestión del conocimiento que ayudan a proporcionar un lugar y un proceso para almacenar la información obtenida de iniciativas y procesos documentados.
Las herramientas de colaboración pueden ayudar a almacenar los procesos, estados y productos de los proyectos. Sistemas de gestión de documentos, planificación de recursos, gestión empresarial y herramientas de gestión financiera. La lista es interminable. Todas estas herramientas son útiles en su propósito, y cada una de ellas proporciona piezas especializadas del puzzle que conforma el conocimiento de una empresa.
Incluso con todas estas herramientas en su lugar, encontrar información relacionada a través de diferentes sistemas que utilizan diferentes nomenclaturas se convierte en su propio problema. Se convierte en una cuestión de saber que toda esta información existe y dónde se guarda, por no mencionar el esfuerzo de unir todo esto para obtener una imagen completa.
Por suerte, este es un campo en el que los datos modernos y la IA destacan. Los grandes modelos lingüísticos permiten una búsqueda más natural en las fuentes de datos, teniendo en cuenta el contexto. Herramientas como Improving's Echo de Improving de Improving pueden utilizarse para resumir los datos dispares sin alucinaciones de lo que podría haber allí, al tiempo que proporcionan citas a los datos de origen y, críticamente, mantienen esos datos en la empresa para evitar exponer involuntariamente información sensible. Esto permite tomar decisiones con la confianza de que se están haciendo sobre una base sólida y generando valor real.
Si está buscando formas de almacenar y acceder a la inteligencia empresarial de su organización, si desea analizar algunas opciones de herramientas o incluso si desea hablar sobre la creación de su propia solución de IA, no dude en ponerse en contacto con Improving o el autor de este artículo.
