Interpretación de las necesidades empresariales
La empresa de fabricación se enfrentaba a varios retos con su actual proceso de gestión de contratos. Los contratos se almacenaban en los OneDrives individuales de los empleados, lo que provocaba una falta de almacenamiento centralizado, historiales de versiones y cumplimiento de las normas internas. La empresa necesitaba un sistema de misión crítica, pero disponía de un presupuesto reducido y no contaba con desarrolladores internos. En la decisión de crear o comprar influyeron los elevados costes y la falta de flexibilidad de las herramientas preconfiguradas.
El enfoque intermedio
Microsoft 365 ofrece una solución intermedia en el clásico debate de comprar o crear. Al configurar plataformas listas para usar, las empresas pueden ofrecer rápidamente funcionalidad por una fracción del coste. Para este proyecto, un equipo formado por un desarrollador, un gestor de proyectos y un arquitecto de soluciones creó el sistema CLM en dos meses y 275 horas, con un coste inferior a 30.000 dólares. Este enfoque proporcionó un alto rendimiento de la inversión en comparación con las soluciones a medida o prefabricadas.
Funciones previstas
El sistema CLM debía gestionar contratos de 21 departamentos en varios países. Entre los requisitos clave se incluían
Creación de contratos: Responder a las solicitudes de contratos de usuarios no jurídicos y proporcionar plantillas curadas.
Colaboración: Facilitar la comunicación entre compañeros, abogados internos y contrapartes externas.
Progresión basada en funciones: Permitir que determinados cargos avancen o retrocedan en el estado de los contratos.
Repositorio central: Almacenamiento de contratos activos y archivados con notificaciones de fechas importantes.
Diseño técnico
El diseño técnico se centró en un repositorio centralizado de contratos para estandarizar la recopilación de datos y minimizar el número de flujos de trabajo de Power Automate. La arquitectura incluía flujos mínimos en los sitios de los departamentos y detallaba cómo se movían los contratos entre el centro de contratos y los sitios de los departamentos secundarios. Herramientas como Syntex y Adobe Sign se integraron a la perfección para satisfacer necesidades empresariales específicas.
Creación de la solución
La solución se construyó utilizando varias herramientas de Microsoft 365:
SharePoint: Utilizado para almacenar contratos, con vistas y formularios personalizados para diferentes niveles de complejidad.
Power Automate: Actúa como tejido conectivo, automatizando los flujos de trabajo y las notificaciones.
Syntex: Extrajo metadatos de documentos, mejorando el proceso empresarial al reducir la introducción manual de datos.
Adobe Sign: Facilitó el proceso de firma, integrado con SharePoint y Power Automate para agilizar las aprobaciones de contratos.
Colaboración y comunicación
El cliente dividió a los usuarios en canales de Teams para proteger los contratos confidenciales y utilizó Word Online para la colaboración específica de documentos. Power Automate redujo la huella de los flujos de trabajo abstrayendo los flujos para facilitar su uso en todos los departamentos. Este enfoque mantuvo la coherencia y redujo los costes de las actualizaciones.
Gestión de cambios
La introducción de un sistema CLM para usuarios con distintos niveles de experiencia requirió una sólida gestión del cambio. La documentación surgió pronto y con frecuencia en Teams y SharePoint, y se crearon guías dinámicas para ayudar a los usuarios a navegar por el proceso. Esto garantizó que los usuarios, desde los becarios hasta los expertos jurídicos, pudieran utilizar el sistema de forma eficaz.
El valor de Microsoft 365
Microsoft 365 ofrece varias ventajas para la creación de aplicaciones de línea de negocio:
Familiaridad: Los usuarios ya están familiarizados con las herramientas de Microsoft, lo que reduce la curva de aprendizaje.
Cloud-First: Permite el acceso desde múltiples dispositivos y ubicaciones.
Trabajo en equipo: Facilita la comunicación y la colaboración.
Integración: Conecta a la perfección diferentes herramientas, reduciendo los gastos generales.
Personalización: Permite personalizar la marca y adaptarla a las necesidades de la empresa.
Conclusión
La creación de una aplicación de línea de negocio con Microsoft 365 ofrece una solución rentable, flexible y potente para gestionar procesos empresariales críticos. Al aprovechar herramientas como SharePoint, Power Automate y Syntex, las organizaciones pueden crear sistemas sólidos que mejoran la productividad y agilizan las operaciones. Deje que Improving ayude a su organización a aprovechar Microsoft 365 poniéndose en contacto con nosotros hoy mismo.
