El Cliente
Proveedor l íder de materiales para suelos y servicios de instalación en Estados Unidos.
El proyecto
Automatización robótica de procesos para mejorar las operaciones de revestimiento de suelos
Visión general
El cliente se acercó a Improving con un importante reto empresarial. Su sistema ERP interno, RFMS, carecía de capacidades de integración sólidas con los diversos portales de facturación utilizados por sus clientes, principalmente en el mercado de constructores inmobiliarios de Texas. Como resultado, el cliente dependía de procesos manuales para conciliar órdenes de trabajo, pagos y facturas, lo que provocaba ineficiencias, errores y una importante asignación de recursos. Improving propuso una solución aprovechando Automation Anywhere, una herramienta de automatización de procesos robótica (RPA), para automatizar los procesos de extracción e integración de datos. Mediante la implementación de RPA, el cliente pretendía agilizar sus operaciones, aumentar la eficiencia y reducir los costes asociados al trabajo manual.
El reto
El proceso de conciliación manual de órdenes de trabajo, pagos y facturas requería mucho tiempo y era propenso a errores. El cliente pasaba horas introduciendo manualmente datos de varios portales de facturación en su sistema ERP, lo que provocaba retrasos en los pagos, posibles imprecisiones y una merma de los recursos humanos. La falta de integración entre RFMS y los portales de facturación creaba un importante cuello de botella en sus operaciones, dificultando el crecimiento y la escalabilidad.
La solución
Improving propuso implantar Automation Anywhere para automatizar los procesos de extracción e integración de datos. El equipo comenzó desarrollando una prueba de concepto (POC) para integrar un constructor y probar las capacidades de la herramienta RPA. Una vez que el POC arrojó resultados positivos, el proyecto se amplió para incluir varios constructores y portales de facturación. La solución consistió en aprovechar las capacidades de screen scraping de Automation Anywhere para extraer datos de los portales de facturación y utilizar consultas para actualizar RFMS basándose en la información extraída.
El equipo implementó una solución de registro dinámico que permitía un seguimiento flexible y exhaustivo de las actividades de los bots. Este sistema de registro mejorado proporcionó información valiosa y facilitó la resolución de problemas. Para garantizar la precisión y minimizar las excepciones, el equipo empleó técnicas de cotejo de cadenas, limpieza de datos y cotejo de comodines para cruzar las referencias de los portales de los constructores con RFMS. Este enfoque dio como resultado una tasa de coincidencia de más del 95%, lo que redujo significativamente el esfuerzo manual necesario para la gestión de excepciones.
Además, el equipo utilizó la capacidad de Automation Anywhere de controlar el cliente Windows de RFMS para automatizar el proceso de contabilización de cheques. Anteriormente, los contables dependían de hojas de cálculo para realizar el seguimiento y contabilizar los cheques, lo que provocaba posibles errores e ineficiencias. Al automatizar este proceso, el equipo ahorró horas al día, especialmente durante los ciclos de fin de mes.
Tecnologías y metodologías
Automatización en cualquier lugar: La herramienta RPA utilizada para automatizar los procesos de extracción e integración de datos.
RFMS: El sistema ERP interno utilizado por el cliente.
SQL Server: La tecnología de base de datos subyacente a RFMS.
ASP clásico: La tecnología utilizada en uno de los portales de facturación que requería screen scraping.
Ventajas para la empresa
Importante ahorro de tiempo: La implementación de la solución RPA de Automation Anywhere ahorró al cliente horas al día, especialmente durante los ciclos de fin de mes. Lo que antes requería esfuerzo manual ahora se puede realizar en cuestión de minutos, lo que permite a la empresa reasignar recursos a tareas de mayor valor añadido.
Aumento de la eficiencia: Con los procesos automatizados de extracción e integración de datos, el cliente experimentó un aumento significativo de la eficiencia. La solución agilizó sus operaciones, reduciendo los errores y retrasos asociados a la introducción manual de datos.
Reducción de costes: Al eliminar la necesidad de realizar una gran cantidad de trabajo manual, el cliente consiguió un importante ahorro de costes. La solución RPA redujo el número de horas dedicadas a las conciliaciones, lo que mejoró la asignación de recursos y aumentó la productividad.
Mejora de la precisión: La aplicación de técnicas de concordancia de cadenas, limpieza de datos y concordancia de comodines mejoró la precisión de la conciliación de datos, minimizando las excepciones y los errores. Esta mayor precisión permitió mejorar los informes financieros y la toma de decisiones.
Escalabilidad y crecimiento: Con la automatización de sus procesos de facturación, el cliente está bien posicionado para el crecimiento futuro. La racionalización de las operaciones y la reducción del esfuerzo manual permiten a la empresa ampliar su negocio sin necesidad de recursos adicionales significativos.
Lecciones aprendidas
A través de la implementación de este proyecto, Improving aprendió valiosas lecciones que puede compartir con futuros clientes y equipos que emprendan iniciativas similares.
Una lección clave fue la importancia de dividir los bots RPA en sub-bots para su reutilización y flexibilidad. Inicialmente, el equipo desarrolló bots monolíticos, pero descubrió que crear sub-bots desde el principio habría sido más beneficioso para la escalabilidad y el mantenimiento futuros.
Otra lección aprendida fue la necesidad de soluciones creativas cuando se trabaja con sistemas antiguos, como el clásico portal de facturación basado en ASP y el RFMS basado en cliente Windows. El equipo tuvo que idear enfoques novedosos para capturar datos de estos sistemas, ya que carecían de capacidades de integración modernas. Esto requirió iteración, creatividad y colaboración con el equipo de asistencia de Automation Anywhere para superar los retos.
¿Por qué Improving?
Al aprovechar las capacidades de RPA de Automation Anywhere, Improving ayudó con éxito al cliente a superar sus desafíos de reconciliación manual. La implementación de procesos automatizados de extracción e integración de datos no sólo ahorró tiempo y aumentó la eficiencia, sino que también redujo los costes y mejoró la precisión.
El cliente puede ahora centrarse en ampliar su negocio y expandirse a nuevos mercados, confiado en la racionalización de sus operaciones y en la mejora de sus informes financieros. El éxito de este proyecto ha llevado al cliente a ampliar su colaboración con Improving, ampliando aún más el alcance de las iniciativas de automatización. Como socio de confianza, Improving sigue ofreciendo soluciones innovadoras y un soporte excepcional, ayudando al cliente a alcanzar sus objetivos empresariales e impulsar su crecimiento.
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